Sebagai salah satu posisi yang cukup penting di perusahaan, seorang staff IT biasanya memiliki posisi tawar yang cukup tinggi dibandingkan dengan staff lain. Hal ini bukan berarti staff-staff dari bagian lain kurang penting melainkan karena dalam beberapa hal, staff IT mengelola beberapa aturan yang digunakan oleh staff yang lain.
Meski secara posisi cukup penting, adakalanya kita menemukan staff IT yang kurang dihargai oleh rekan-rekan dari bagian yang lain, bahkan juga oleh atasannya sendiri. Saat menemani para peserta training di Excellent makan siang, ada beberapa staff IT yang bercerita bahwa ia kerap kesulitan jika mengajukan suatu permintaan pembelian hardware pada atasannya. Banyak yang mengalami kendala operasional sistem (server dijalankan di mesin jangkrik alias ecek-ecek, tidak ada mesin backup, spesifikasi komputer rendah dll) yang menurut mereka disebabkan oleh ketidakmauan perusahaan melakukan investasi dibidang IT.
Yang lebih parah, staff IT tidak dihargai oleh rekan dari bagian yang lain dan dianggap sebagai pelengkap saja. Bentuknya bisa dalam berbagai bentuk, mulai dari diminta melakukan berbagai pekerjaan remeh temeh hingga dimarahi karena menerapkan suatu aturan yang dianggap mengurangi kebebasan staff yang lain.
Contohnya aturan akses internet untuk staff tertentu saja, pemblokiran situs-situs yang dianggap tidak relevan, pembatasan download dan non aktif instant messenger, dianggap sebagai tindakan yang mengada-ada dan potensial membuat seorang staff IT dimusuhi oleh staff bagian yang lain.
Mengapa seorang staff IT bisa tidak dihargai oleh staff yang lain atau oleh atasannya sendiri? Jika anda merasa sebagai staff IT seperti ini dan ingin berontak dari pelecehan intelektual (caelah bahasanya), silakan melakukan introspeksi beberapa hal berikut, yang saya sarikan dari pengalaman pribadi dan observasi di beberapa klien perusahaan :
- Kemampuan Seorang Staff IT. Ini merupakan alasan utama mengapa seorang staff IT bisa tidak dihargai oleh staff lain atau oleh atasan sendiri. Ia memang punya pangkat sebagai staff IT namun kemampuan hanya rata-rata. Jika anda menjadi staff IT namun kemampuan tidak jauh berbeda dengan staff yang lain (apalagi kalau sampai kalah), tentu tidak mengherankan jika anda kurang dihargai.
`
Jika anda saja sebagai staff IT suka kebingungan menghadapi persoalan, bagaimana dengan staff lain yang menginginkan agar masalah IT-nya diselesaikan oleh anda. Sebagai atasan, apa gunanya punya staff IT kalau sebagian besar pekerjaan terpaksa harus dilakukan oleh atasan.
`
Jika kita merupakan staff IT baru, adakalanya beberapa staff dari bagian yang lain mengujicoba kemampuan kita. Kita harus mampu menunjukkan kualitas dan kemampuan kita agar tidak dilecehkan. Tentu saja upaya untuk menunjukkan kemampuan itu tidak dalam bentuk negatif melainkan dalam bentuk yang santun.
`
Jika dalam bisnis ada istilah Palugada (Apa Lu Cari Gue Ada), seorang staff IT juga sebaiknya memiliki moto PaluBisa (Apa yang Lu Tanya Gue Bisa 😛 ). Hal ini bisa berjalan jika kita punya kemampuan yang dibangun baik dari pendidikan, training, workshop, belajar sendiri maupun melalui sumber bacaan dari buku dan internet - Kemampuan Berkomunikasi dan Berdiplomasi. Maksud dari kemampuan diplomasi adalah kemampuan melakukan komunikasi antara seorang staff IT dengan atasannya maupun antara staff IT dengan rekan dari bagian lain.
`
Banyak keluhan dari seorang staff IT yang mengatakan bahwa atasannya kurang menghargai usulan yang ia berikan. Keluhan lain yang kerap timbul adalah adanya penolakan terhadap pengajuan pembelian barang, investasi atau yang lainnya.
`
Ada kemungkinan masalahnya bukan pada besar kecilnya biaya yang mungkin timbul melainkan karena salah persepsi akibat kekurangmampuan kita sebagai staff IT dalam menguraikan manfaat dan tujuan yang ingin kita capai.
`
Dalam kasus lain, hubungan staff IT dengan bagian lain menjadi kurang baik akibat ketidakmampuan seorang staff IT berkomunikasi dengan bagian lain, misalnya melakukan pengubahan suatu metode atau prosedur tanpa melakukan konfirmasi dengan bagian yang terkait. Hasilnya mungkin akan berbeda jika rencana pengubahan suatu prosedur dilakukan dengan konfirmasi dan komunikasi intens terlebih dahulu - Tidak Konsisten pada Peraturan. Ada pameo, “peraturan dibuat untuk para staff, bukan untuk para sysadmin”. Artinya, peraturan pembatasan atau implementasi rule tertentu dilakukan untuk membatasi staff-staff lain sementara staff IT bisa melakukan by pass semua aturan.
`
Contoh paling mudah misalnya pembatasan akses internet dan download. Staff lain terseok-seok dalam mengakses bandwidth sementara para staff IT berpesta pora atas bandwidth tanpa batas yang ia terima. Jika aturan ini memang terkait dengan pekerjaan, staff lain mungkin masih bisa dimaklumi, meskipun penggunaannya jangan terlalu mencolok. Jika terlalu mencolok tentu akan mengganggu rasa keadilan bersama.
`
Saya pernah memiliki contoh kasus lain. Salah satu aturan di tempat kerja kami adalah bahwa akses internet bisa diberikan atas rekomendasi atasan level manajer. Jika manajer menyetujui suatu akses, saya bisa meminta staff IT bagian Help Desk/Support untuk mengaktifkan aksesnya.
`
Ternyata pada prakteknya, beberapa staff Accounting diberikan akses meski secara rule tidak diperbolehkan. Akibat diprotes oleh staff dari divisi lain (misalnya dari divisi Warehouse atau Purchasing yang kerap berhubungan dengan Accounting dan melihat mereka secara bebas dan mencolok mengakses internet), manajer Accounting meminta penjelasan pada saya mengapa mereka diberikan akses internet padahal baik si Manajer Accounting maupun saya sendiri belum pernah melakukan otorisasi.
`
Selidik punya selidik, ternyata akses itu diberikan oleh staff saya yang dibujuk rayu oleh staff bagian Accounting. Kebetulan staff saya masih muda dan bujangan, mereka luluh hatinya gara-gara dibujuk oleh staff-staff Accounting yang bersikap kenes dan manis saat mengajukan permintaan secara lisan. Ada-ada saja 🙂 - Terburu-buru Mengambil Keputusan Strategis. Ini cerita dari staff-staff IT perusahaan yang mengikuti training Linux di tempat kami. Banyak dari mereka yang mengatakan bahwa banyak upaya migrasi sistem dari Windows ke Linux mengalami kegagalan di tempat mereka. Saat saya tanya bagaimana kok bisa gagal, mereka sampaikan bahwa proses migrasi dilakukan oleh staff IT atas pertimbangan moralitas dan idealisme, “Sebaiknya perusahaan jangan pakai produk bajakan”.
`
Pada implementasinya, keputusan seperti ini kerap hanya ditentukan oleh bagian IT tanpa dipayungi dengan Surat Keputusan (SK) dari level manajemen maupun dari direksi. Karena merasa pekerjaan jadi terganggu, upaya ini justru menuai protes dan akhirnya dihentikan oleh manajemen. Akibatnya sungguh fatal. Niat baik IT jadi bumerang, upaya implementasi diwaktu lain akan jauh lebih sulit karena pernah ada kejadian pahit kegagalan implementasi sebelumnya.
`
Niat baik, idealisme dan moralitas saja tidak cukup untuk melakukan implementasi suatu kebijakan, meski itu benar-benar ditujukan untuk kepentingan perusahaan/lembaga/instansi. Alangkah baiknya jika upaya implementasi sistem apapun direncanakan baik-baik. Tidak usah terburu-buru.
`
Proses bisa dimulai dengan diskusi di level manajemen, dipayungi dengan aturan perusahaan dan mendapat persetujuan berupa SK dari direksi/manajemen disusul dengan memberikan pelatihan, sosialisasi dan diikuti proses testing baru kemudian melakukan implementasi secara bertahap. - Tidak Punya Perencanaan dan Kerangka Kerja.Seorang staff-apapun divisi dan bagiannya-yang ingin mengembangkan karir semestinya memiliki kemampuan ini. Membuat perencanaan dan kerangka kerja itu tidak mudah jika tidak dibiasakan, namun jika sudah terbiasa, hal ini akan banyak membantu analisa suatu pekerjaan sebelum masuk ke tahapan implementasi.
`
Perencanaan dan kerangka kerja juga sangat baik untuk dijadikan sebagai pertimbangan dalam menentukan estimasi waktu pelaksanaan, memilih prioritas yang hendak diambil dan memperkirakan kemungkinan hambatan yang timbul.
`
Jika anda punya usulan suatu perbaikan, alangkah baiknya jika tidak langsung dibicarakan secara lisan pada atasan maupun pada manajemen. Sebaiknya buatkan semacam makalah yang menguraikan latar belakang upaya perbaikan yang kita lakukan, kondisi saat ini, kondisi yang diinginkan, keuntungan yang bisa dicapai dan dilengkapi dengan tabel dan grafik yang menarik.
`
Atasan/manajemen akan lebih mudah menerima dan memahami usulan kita, kitapun mudah memberikan uraian penjelasan atas ide yang kita ajukan
Tulisan diatas memang saya sarikan dari pengalaman pribadi selama bekerja sebagai staff IT kemudian mendapat promosi ke level yang lebih tinggi dan memiliki beberapa staff, karenanya memuat pengalaman saya baik sebagai bawahan maupun sebagai atasan (meski dengan staff yang tidak terlampau banyak).
Jika ada beberapa uraian diatas yang dianggap kurang berkenan mohon jangan diambil hati. Saya tidak bermaksud mengatakan bahwa alasan diatas selalu pasti benar, karena saya juga punya banyak problem, hehehe… Saya pribadi berpendapat, jika kita bekerja sebagai staff IT dan ingin mengembangkan karir ke arah yang lebih baik, sudah selayaknya kita melakukan review atas pekerjaan dan kebiasaan yang kita lakukan. Jangan putus asa jika belum dapat mencapai apa-apa yang dicita-citakan.
